cara mengirim lamaran lewat email yang baik dan benar

Cara Mengirim Lamaran Kerja Lewat Email Yang Benar

Cara Mengirim Lamaran Kerja Lewat Email – Email atau yang biasa disebut surat elektronik (surel) merupakan salah satu media komunikasi yang sudah ada sejak lama. Kemunculan email pada zaman dahulu memiliki tujuan sebagai media komunikasi yang memberikan kemudahan.

Biasanya email digunakan oleh mereka untuk kepentingan yang bersifat formal seperti bisnis dan kepentingan dalam dunia perkantoran. Meskipun perkembangan media sosial saat ini sudah semakin meningkat dapat menggeser sejumlah pengguna email, sebagian besar orang atau instansi masih menggunakan email untuk suatu kepentingan. Hal tersebut karena terdapat beberapa pendapat bagi mereka yang memilih email untuk kepentingannya.

Dibandingkan dengan media sosial yang lain email dikategorikan sebagai media sosial yang murah atau bahkan gratis. Seperti provider yang disediakan oleh Gmail, Yahoo, dan Outlook, kebanyakan dari mereka memberikan akses yang mudah dengan biaya rendah atau bahkan gratis untuk pengguna mereka.

Sejatinya, meskipun email tergeser oleh media sosial yang semakin canggih, sebagian besar orang tidak akan keberatan jika dimintai alamat email mereka hal ini karena email juga sudah menjadi kebutuhan bagi sebagian besar orang. Bagi kamu yang menggunakan email untuk pekerjaanmu, fitur arsip dalam email tentunya tak dapat diragukan lagi.

Fitur arsip dalam email pada umumnya sering digunakan sebagai tanda bukti atas kejadian antar pekerja, sehingga akuntabilitas dalam email tentunya tak dapat diragukan lagi. Sebagian besar orang-orang juga masih menggunakan email sebagai media komunikasi untuk saling bertukar file dan dokumen seperti foto, video, dokumen dari Microsoft Words, dan dokumen atau file sejenisnya. Melalui email, kamu juga tak perlu khawatir dan terganggu karena adanya spamming notification saat pesan masuk meskipun berbeda time zone.

Berkaitan dengan hal tersebut, keberadaan email sejauh ini masih menjadi urgensi bagi setiap kalangan maupun instansi. Terkhusus pada perusahaan yang pada umumnya lebih menekankan penggunaan email sebagai urusan bisnis atau pekerjaan lain.

Mengutip dari (emailkerja.id) dijelaskan bahwa pentingnya sebuah bisnis menggunakan alamat email profesional, karena dengan menggunakan email sebuah bisnis tidak hanya dapat berkomunikasi dengan customernya akan tetapi juga akan membentuk akun pada saluran pemasaran digitalnya.

Baca Juga : 20+ Pertanyaan Saat Interview Kerja dan Cara Menjawabnya

Saluran digital ini dapat dicontohkan berupa iklan pada sosial media, iklan pada search engine, dan iklan yang terdapat pada forum atau marketplace. Pastinya, penting bagi seseorang dalam menjalankan bisnis untuk memiliki email profesional dalam bisnisnya karena dengan menggunakan email, pelaku bisnis akan dapat leluasa melakukan pengaturan terhadap akun bisnis yang dijalankan untuk tahap ke depannya.

Menyinggung email bisnis dan email pribadi, berdasarkan jenis alamatnya email dapat dibagi menjadi dua yaitu email professional dan email gratis. Email profesional adalah penggunaan alamat email dengan menyesuaikan pada bisnis yang kamu jalankan. Pada contoh email profesional yaitu [email protected] yang mana alamat yang digunakannya mencantumkan perusahaan yang bernama wisatarumahjiwa.com, tentunya email kamu memiliki kesesuaian dengan bisnis atau perusahaan tersebut.

Sedangkan email gratis adalah email yang pada umumnya masih kita gunakan, di mana alamat emailnya masih menginduk pada layanan email gratisan, sebagai contoh yaitu [email protected] , [email protected] , dan sejenisnya. Dari keseluruhan contoh tersebut merupakan email gratisan di mana alamatnya masih menggunakan layanan dari Yahoo dan Gmail. Tentunya dari keseluruhan jenis tersebut kamu dapat menggunakannya sesuai dengan kepentingan yang kamu lakukan.

Dengan masih pentingnya kegunaan email sampai sekarang ini, banyak perusahaan yang lebih menekankan pada mereka pelamar kerja untuk menggunakan email dalam mengirimkan persyaratan-persyaratan kerjanya. Selain itu, di zaman sekarang ini banyak perusahaan yang melakukan rekrutmen lebih menekankan pada pelamar untuk mengirimkan lamarannya dalam bentuk digital daripada dalam bentuk fisik.

Tentunya terdapat regulasi pada penggunaan email untuk pelamar yang akan mengirimkan lamarannya ke email perusahaan. Karena ketika kamu melampirkan lamaran pekerjaan melalui email, tentunya kamu tidak sembarang atau dengan mudah melampirkan berkas persyaratan begitu saja. Terdapat seorang HRD atau recruiter yang akan mengamati bagaimana tata aturan penulisan email untuk melampirkan berkas persyaratan kerjamu.

Panduan Cara Mengirim Lamaran Kerja Melalui Email Yang Benar

1. Pastikan alamat email sesuai dengan namamu

Kamu sah-sah saja mempunyai alamat email dengan penamaan yang cenderung berlebihan atau terkesan tidak formal seperti alamat email yang sering kita jumpai pada anak-anak muda zaman dahulu seperti [email protected] atau [email protected], jika kamu hendak melamar pekerjaan dan perusahaan mewajibkanmu untuk mengirim lamaran melalui email, hindari penggunaan email dengan penamaan yang sukar untuk dibaca.

Penggunaan nama email yang rumit dan terkesan tidak formal akan menjadi pertimbangan tersendiri bagi seorang HRD atau recruiter. Tentunya dengan menggunakan penamaan alamat email yang disesuaikan dengan namamu, HRD atau seorang recruiter akan lebih mudah mengenalimu. Berikut contoh salah dan contoh benar penamaan alamat email untuk mengirim berkas lamaran kerjamu.

Nama: Aulia Saraswati

Penulisan alamat email yang dihindari: [email protected]

Penulisan alamat email yang perlu digunakan: [email protected]

2. Pastikan berkas lamaran kerjamu tidak lebih dari 1 MB

Jika file berkas lamaran yang kamu lampirkan memiliki kapasitas ukuran lebih dari 1 MB, kamu harus mengecilkannya sampai kurang dari 1 MB. Mengapa demikian? Penggunaan file berkas lamaran dengan kurang dari 1 MB akan memudahkan HRD atau rekruter untuk mengunduh file berkas lamaranmu dengan tentunya hal tersebut akan menghindari penyitaan waktu yang dimiliki oleh HRD atau seorang recruiter.

Selain itu, kelebihan lain dalam menggunakan file yang kurang dari 1 MB adalah kemudahan HRD dalam mengunduh file dan mengurangi pemborosan kuota. Tentunya dengan kapasitas file yang kurang dari 1 MB kamu juga akan lebih ringan dalam melampirkan file berkas lamaran kerjamu. Karena tentunya kamu tidak hanya mengirimkan satu dokumen saja.

3. Hindari mengirim berkas lamaran kerja dengan format zip/rar

Pastikan file berkas lamaran yang sudah kamu siapkan tidak dalam format zip atau rar, bentuk zip dan rar adalah bentuk file kompresi yang memungkinkan sejumlah file dikumpulkan menjadi satu dengan ukuran yang lebih kecil. Tentunya dengan deskripsi file tersebut tentunya akan lebih memperkecil ukuran file akan tetapi, hal tersebut akan mempersulit seorang HRD atau recruiter untuk mengubah file berkas lamaranmu.

Pada kasus tersebut, HRD tentunya akan meng-extract file-mu terlebih dahulu, yang mana hal tersebut akan menyita waktu seorang HRD atau recruiter. Pada masalah tersebut, kamu perlu mengecek kembali file berkas lamaran kerjamu sebelum kamu lampirkan pada email perusahaan yang hendak kamu lamar dan pastikan bahwa filemu sesuai dengan ketentuan yang sudah perusahaan beritahukan.

4. Gunakan bahasa resmi

Dari keseluruhan tips yang paling penting di antaranya adalah penggunaan bahasa resmi atau formal baik dalam bahasa Indonesia maupun bahasa Inggris. Tentunya kamu harus menghindari penggunaan bahasa yang kurang sopan atau tidak resmi seperti bahasa yang dipakai dalam keseharian dengan teman sebaya yang dalam penggunaannya menggunakan sapaan “aku, kamu” atau “gue, lo”.

Dalam penggunaan bahasa ini tentunya kamu juga perlu memperhatikan penulisan dalam setiap kata yang kamu tuliskan. Perhatikan tanda baca dan penggunaan huruf kapital seperti penggunaan huruf kapital pada nama perusahaan, nama kamu, dan nama HRD atau recruiter yang kamu tuju. Dari keseluruhan tersebut kamu juga harus memastikan bahwa penulisanmu tidak typo, karena hal tersebut terkesan tidak teliti.

5. Tulis Subject Secara Jelas

Subject merupakan bagian dari email yang sangat mudah untuk dikenali karena letak subject dianggap sebagai kepala email. Tentunya ketika seseorang membuka email, bagian yang pertama kali dibaca adalah bagian kepala email yang salah satunya adalah subject.

Biasanya perusahaan sudah memberi arahan berupa ketentuan dalam menuliskan subject. Hal tersebut biasanya untuk menghindari kerumitan penulisan subject, karena dalam penulisan subject kamu harus menuliskannya secara singkat dan jelas. Contoh format penulisan subject yaitu “Job Application-(posisi)”. Selain itu kamu juga dapat menambahkan nama lengkap sebagai contoh yaitu.

“Tata Afina-Content Writer-Job Application”

Tentunya dengan menuliskan nama lengkap pada subject akan lebih memudahkan HRD atau recruiter untuk mengetahui tujuan emailmu. Pada umumnya sebagian besar terkhusus bagi seorang pemula, banyak yang kurang teliti dalam menuliskan subject sehingga mereka lupa menuliskan subject untuk lampiran lamaran pekerjaan mereka. Kesalahan lain yang perlu dihindari yaitu hindari penulisan subject dengan rumit dan terlalu banyak penjelasan.

Hal tersebut dapat dimungkinkan akan membuat kebingungan bagi seorang HRD atau recruiter. Dari keseluruhan tersebut, pastikan dan cermati kembali apakah penulisan subject dan berkas lamaranmu sudah sesuai dengan ketentuan sebelum kamu mengirimkannya dan untuk menghindari penyesalan dalam melampirkan lamaran kerjamu.

6. Gunakan salam, pembuka, isi, dan penutup

Selain subject, bagian dari email yang terpenting juga terdapat pada body email. Hal ini merupakan salah satu yang tentunya wajib bagi kamu yang hendak melampirkan berkas lamaran kerjamu. Kamu dapat menuliskannya seperti dalam penulisan surat edaran resmi yang mana juga mencantumkan bagian salam, pembuka, isi, dan penutup.

Kamu dapat menuliskannya dari perkenalan diri, maksud, dan penjelasan mengenai lampiran yang sudah kamu siapkan. Terdapat beberapa tata cara mengenai poin-poin penting yang harus kamu tuliskan pada body email. Berikut poin-poin penting yang harus kamu tuliskan.

1. Tuliskan alasan mengapa kamu mengirimkan email tersebut.
2. Sebutkan bagian pekerjaan yang hendak kamu tuju.
3. Tuliskan kualifikasi yang kamu miliki untuk pekerjaan yang kamu lamar.
4. Tuliskan apa yang dapat kamu tawarkan untuk perusahaanmu.
5. Cantumkan kontak diri atau alamatmu yang dapat dihubungi supaya perusahaan dapat dengan mudah melakukan follow up perihal lamaran kerjamu.

Tentunya kamu dapat menerapkan poin-poin di atas dalam body emailmu supaya pihak perusahaan juga dengan mudah memperhatikan lamaran kerjamu. Tak lupa dalam menuliskan poin-poin tersebut untuk dituliskan secara jelas, ringkas, dan tidak rumit. Berikut gambaran mengirim lamaran pekerjaan melalui email.

Contoh Surat Lamaran Kerja Via Email

1. Contoh 1

To : [email protected]
Cc : –
Subject : Digital Marketing / Surat Lamaran Kerja

Dengan hormat,

Perkenalkan saya,

Nama : Joko Purwanto
Umur  : 26 tahun
Jenis Kelamin : Laki-Laki
Pendidikan Terakhir  : S1 Ekonomi
No. Telepon  : 081335775788

Dengan surat lamaran ini saya mengajukan permohonan kerja di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin untuk menempati posisi sebagai posisi Digital Marketing. Saya memiliki pengalaman bekerja sebagai Digital Marketing selama 5 tahun di 2 perusahaan. Keahlian saya adalah dapat mengelola campaign iklan di Google Ads, Facebook/IG ads dan Tik Tok Ads. Selain itu saya juga memiliki beberapa sertifikasi resmi terkait digital marketing.

Sebagai bahan pertimbangan saya telah melampirkan beberapa berkas penting sebagai berikut:

1. Daftar Riwayat Hidup
2. Scan Kartu Tanda Penduduk (KTP)
3. Scan Ijazah Terakhir
4. Scan Surat Keterangan Dokter
5. Pas Photo format .jpeg (1 file)
6. Sertifikat

Demikian surat lamaran kerja yang saya buat, dengan lamaran ini kami berharap agar dapat diterima di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin. Terima kasih.

Hormat saya,

Joko Purwanto

2. Contoh 2

From: [email protected]

To: [email protected], Cc: [email protected], [email protected]

Subject: Aulia Saraswati / Content Writer / Lamaran Pekerjaan

Body Email:

Kepada Bapak/Ibu Manager Optima.com

Perkenalkan saya Aulia Saraswati. Saya menuliskan email ini bermaksud untuk menyampaikan bahwa saya berkenan untuk bekerja sebagai Content Writer seperti yang dibutuhkan oleh perusahaan Wisatarumahjiwa.com pada postingannya di Instagram 6 Juli 2021.

Adapun kualifikasi yang saya punyai seluruhnya memenuhi setiap aspek persyaratan. Saya memiliki basic menulis yang mumpuni yang mana saya juga memiliki kegemaran membaca,  saya juga suka mempelajari dan mudah beradaptasi dengan hal-hal baru. Saya juga pernah aktif menulis artikel di media Kompas.com dengan total enam artikel yang telah diterbitkan.

Dengan demikian, saya percaya bahwa kemampuan dan pengetahuan saya pada pengalaman menulis saya akan memberikan dampak yang baik untuk perusahaan anda.

Adapun persyaratan yang sudah saya penuhi sebagaimana persyaratan yang perusahaan minta pada postingan Instagramnya 6 Juli 2021. Berikut saya telah melampirkan Curriculum Vitae dan Cover Letter.

Besar harapan saya untuk dapat bergabung dan diterima di Wisatarumahjiwa.com.

Atas perhatiannya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat Saya

Aulia Saraswati

7. Kejelasan Berkas Lamaran

Sebelum kamu melampirkan file berkas lamaranmu tentunya kamu harus menyiapkan dokumenmu dengan teliti supaya tidak ada kekeliruan yang berakibat fatal. Hal tersebut harus dilakukan juga supaya HRD atau recruiter tidak kebingungan dalam melihat file berkas lamaranmu.

Usahakan untuk menggabungkan file berkas lamaran menjadi satu rangkap. Biasanya perusahaan tidak terlalu menekankan untuk mengirimkan dokumen seperti ijazah, fotokopi KTP, pas foto, dan sejenisnya. Biasanya dokumen yang diminta oleh perusahaan berupa Curriculum Vitae dan surat lamaran.

Dari file berkas lamaranmu tersebut, pastikan kamu menamainya secara formal sesuai dengan permintaan HRD atau recruiter. Pastikan kembali apakah format filemu sudah dalam bentuk pdf, jpg, atau doc. Hal tersebut dilakukan mengingat pada salah satu poin di atas untuk menghindari format zip dan rar.

Selain itu, pada umumnya bentuk file lamaran kerja secara ideal berbentuk pdf, karena file jenis pdf memberikan kemudahan untuk dibuka dan diakses semua perangkat. Salah satu contoh nama file yang biasanya dikirimkan untuk melamar kerja. Berikut contoh penulisan nama file.

(nama)-Curriculum Vitae.pdf atau (nama)-Cover Letter.doc

Aulia Saraswati-Curriculum Vitae.pdf atau Aulia Saraswati-Cover Letter.doc

Hindari penulisan nama file dengan menggunakan penanda seperti contoh di bawah ini.

(nama)-Curriculum Vitae-terbaru 2020

Tentunya kamu harus memastikan nama file yang kamu lampirkan sudah dituliskan secara formal dan professional. Hal tersebut dilakukan karena biasanya HRD atau recruiter berakhir tidak melihat isi dari Curriculum Vitae yang kamu lampirkan hanya karena penamaan yang kamu tuliskan tidak formal dan professional.

8. Pertimbangkan Waktu Pengiriman

Jika semua file berkas lamaran kerjamu sudah siap untuk dikirimkan, terdapat satu hal yang perlu kamu perhatikan ketika mengirim lamaran pekerjaan melalui email yaitu waktu pengiriman untuk berkas lamaran kerjamu. Kamu harus memperhatikan jam kerja perusahaan dan tidak bisa sewaktu-waktu dengan mudah mengirimkannya pada jam di luar kerja.

Usahakan kamu mengirim berkas lamaran kerjamu pada jam operasional atau jam kerja perusahaan pada umumnya. Biasanya mereka memiliki jam kerja pada pukul 08.00 sampai 17.00. Pada jam-jam tersebut, terdapat waktu optimal supaya berkas lamaranmu dicek oleh perusahaan, kamu dapat mengirimkannya antara pukul 10.00 sampai 11.00 atau kamu juga dapat mengirimkannya antara pukul 14.00 sampai 15.00. Hindari pengiriman di luar ketentuan jam tersebut misalnya mengirim pada tengah malam atau terlalu pagi. Dalam mengirim lamaran melalui email ini, kamu tentunya dapat membuat jadwal dari persiapan berkas sampai pengiriman berkas.

Dari keseluruhan tahapan di atas tentunya kamu juga dapat meringkasnya menjadi tahapan yang sederhana mulai dari mempersiapkan berkas yang akan kamu kirim sampai memastikan jam pengiriman. Berikut langkah-langkah sederhana ketika kamu hendak mengirimkan berkas lamaran pekerjaan melalui email.

• Kumpulkan seluruh berkas persyaratan
• Ubah berkas menjadi file yang berupa PDF.
• Gunakan email professional.
• Perhatikan waktu pengiriman.
• Login ke akun email yang digunakan.
• Tuliskan email melalui menu Tulis atau Compose.
• Tulis alamat email.
• Tulis subjek email.
• Tulis body email.
• Lampirkan file berkas persyaratan kerja.
• Periksa kembali alamat, subjek, body email secara keseluruhan.
• Periksa kembali persyaratan.
• Lamaran siap untuk dikirim.

Demikianlah tips mengirim lamaran kerja lewat email yang bisa kamu tiru, semoga berguna bagi kamu yang hendak melamar kerja. Selamat mencoba!